Il est essentiel de prévoir environ 30 minutes pour la préparation de la salle afin d’être disponible pour l’arrivée des participants et ainsi assurer l’accueil des participants et le bon déroulement de la séance. 

Un moment de socialisation est prévu en début de séance, les participants étant invités à arriver 15 minutes à l’avance. Ce temps peut servir à la prise de présence. Il sera suivi de l’accueil de tous et l’échange des nouvelles de la semaine, puis du plan de match de la séance à venir.

Pour la première séance, il est recommandé de consacrer un temps aux présentations de tous les participants et des membres du personnel.

La prise de présence permet d’apprendre le nom des nouveaux participants et d’avoir un bon suivi de la clientèle. Une absence prolongée pourrait vouloir signifier que la personne est malade et ainsi un suivi téléphonique pourrait être fait. Permettre de suivre à distance lorsque le participant ne peut se déplacer est une option à explorer, surtout s’il y a des craintes de ne pas être en mesure de se connecter, tout cela peut être abordé au préalable par téléphone.

Nous demandons de prévenir en cas d’absence : cela aide au sens d’appartenance et à l’assiduité. Être informé au préalable rassure le groupe, car on s’inquiète lors d’absence sans notification. Une adresse courriel de la chorale est utilisée pour communiquer avec l’équipe et/ou le chef de chœur.